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Tecnologia da Informação

 


PDTI: O alinhamento da TI com os objetivos organizacionais

por Diego Nascimento

Este artigo apresenta as características de um Plano Diretor de Tecnologia da Informação, sua importância para as organizações e temas estratégicos a serem considerados. Baseia-se em uma pesquisa de caráter exploratório e bibliográfico. Consumando a imprescindibilidade de tal projeto dentro das instituições e o papel dos colaboradores para o alcance das metas envolvidas. Os sistemas ciberfísicos capazes de se comunicar entre si e com os humanos estão no centro da revolução em ascensão.

 A dinâmica do mundo dos negócios faz com que as empresas desenvolvam e aprimoram suas técnicas de gestão em um ritmo cada vez mais rápido. É fundamental que todas as áreas estejam alinhadas com as estratégias da organização. Uma dessas áreas é a Tecnologia da Informação, que se tornou o alicerce das atividades operacionais e administrativas dentro e fora das empresas. E, se desalinhada com as outras áreas, os resultados obtidos ficam aquém das expectativas.

       Um instrumento utilizado por esta área é o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI), que se aplica a empresas de todos os portes, seja pública ou privada. Trata-se de uma ferramenta que analisa o ambiente no qual a empresa está inserida, tal como dimensiona ações para o alcance dos objetivos organizacionais. Sendo elaborado para o período de dois, três ou quatro anos e revisado anualmente. Envolve o diagnóstico, planejamento e administração de recursos e os processos tecnológicos da empresa.

Desenvolvimento

       O PDTI não contém uma estrutura rígida e consolidada, pelo contrário, varia em razão de diversos aspectos e áreas de atuação, como também para empresas privadas e governamentais. Nestas, seguem padrões, normas, diretrizes e orientações políticas da própria empresa, como também políticas governamentais de conhecimento público. Diferenciando-se assim das empresas privadas, tendo que trabalhar sob a legislação e autorizações e aprovações formais e documentadas de superiores.

       De acordo com o Guia de Elaboração do PDTI do SISP, Sistema de Administração de Recursos de Tecnologia da Informação, (BRASIL, 2012), na PREPARAÇÃO do Plano, define-se a abrangência e o período de validade, a equipe e as tarefas a serem desempenhadas, e as metodologias e diretrizes a serem seguidas. Sequencialmente, o DIAGNÓSTICO permite analisar a situação em que se encontra a Tecnologia da Informação (TI) na empresa e dimensionar as necessidades a serem atendidas.

       Os processos que compõem a fase de diagnóstico são:

  • Avaliar o planejamento de TI anterior (se houver);
  • Aprovar o relatório de avaliação de resultados do planejamento de TI anterior (se houver);
  • Analisar o referencial estratégico da TI, incluindo a missão, visão, valores e objetivos estratégicos da TI;
  • Analisar o contexto geral em que se estrutura a unidade de TI na organização, evidenciando a hierarquia e as relações de subordinação e comunicação existentes na unidade;
  • Analisar os ambientes interno e externo da TI organizacional utilizando o método SWOT e enfocando o uso e a gestão de TI pela organização como um todo;
  • Identificar necessidades de informação, de serviços e infraestrutura de TI;
  • Identificar as necessidades de pessoal em processos de TI;
  • Identificar as necessidades de manutenção e contratação de soluções em TI para atender as necessidades de informações, serviços, infraestrutura e pessoal de TI;
  • Realizar a consolidação das necessidades levantadas e reavaliar todos os itens inventariados;
  • Relacionar as necessidades de TI consolidadas no inventário de necessidades às estratégias da organização (BRASIL, 2012).

       Após a análise da situação da TI na organização e identificadas as suas necessidades, parte-se para a etapa de PLANEJAMENTO. Que consiste na definição de ações (prioridades e metas) para atender as necessidades levantadas no diagnóstico. Conforme processos abaixo:

  • Analisar os critérios de priorização existentes na lista de princípios e diretrizes à luz do conhecimento das necessidades ora levantadas;
  • Priorizar as necessidades inventariadas;
  • Definir metas e ações que contribuam para o alcance das necessidades inventariadas;
  • Estimar, de maneira preliminar, os prazos e os recursos de TI necessários ao desenvolvimento das ações planejadas;
  • Planejar ações para manter um quantitativo de pessoal suficiente para o alcance das metas, bem como desenvolver as competências profissionais do quadro de pessoal de TI;
  • Realizar a previsão dos custos necessários para a realização das ações planejadas;
  • Elaborar a proposta orçamentária da TI para o período de vigência do PDTI;
  • Aprovar as informações constantes nos planos de metas e ações, de gestão de pessoas, de investimentos e custeio e proposta orçamentária de TI;
  • Atualizar os critérios de aceitação de riscos em função do conhecimento das metas e ações planejadas;
  • Identificar os riscos associados às ações planejadas, realizar a análise desses riscos e planejar respostas;
  • Identificar fatores ou condições que podem definir o sucesso ou o fracasso da execução do PDTI. (BRASIL, 2012)

       Para cada um dos processos de planejamento cabe ressaltar a importância de se definir os prazos (com início e fim), os responsáveis de cada ação, tal como os recursos orçamentários necessários para tal realização. E ainda, estruturar os riscos que podem resultar com a execução parcial ou inexecução da ação, como também as medidas preventivas e de contingência. Com isso, pode ser acrescentada mais uma etapa que consiste na GESTÃO do PDTI, viabilizando o acompanhamento e execução das ações e também dos riscos. (BRASIL, 2009)

       Como já citado, tais processos sofrem variabilidade conforme o negócio e atuação da empresa, e principalmente se pública ou privada. De acordo com o SISP (2016), a partir de Instrução Normativa competente, devem ser integrantes do PDTI, pelo menos os planos de: investimentos, contratações de serviços, aquisição de equipamentos, análise quantitativa e necessidades de capacitação de pessoal, e gestão de risco. E, por ser obrigatória a sua confecção por parte dos órgãos públicos federais, também requer a publicação de um resumo no Diário Oficial da União; pois todas as contratações de bens e serviços devem estar vinculadas a elementos existentes no PDTI, se o órgão não elaborou e publicou seu PDTI, não poderá realizar contratação correlata à TI. (SISP, 2016)

       Importante salientar, os fatores críticos de sucesso (já identificados na etapa de planejamento) que são pontos-chaves para a efetivação do Plano dentro das organizações. Que podem contribuir para o desenvolvimento e crescimento, como também podem contribuir − e muito − para a dissociação dos objetivos. Podemos citar, por exemplo:

  • O compromisso e apoio da alta administração;
  • Instituição de uma equipe de monitoramento das metas e ações associadas ao PDTI;
  • Garantia de recursos humanos, financeiros e de infraestrutura física para a execução das ações e projetos do PDTI;
  • Desenvolvimento de competências necessárias para realização das ações;
  • Revisões periódicas do PDTI para contemplar mudanças na estrutura organizacional e as alterações nas diretrizes estratégicas;
  • Engajamento da equipe que realizará a execução das ações previstas no planejamento; entre outros diversos fatores e compromissos que serão levantados buscando o atingimento das metas. (SILVA, 2016)

Conclusão

       A Tecnologia da Informação é elemento imprescindível e determinante para o sucesso das organizações. Devendo, portanto, estar alinhada com os objetivos estratégicos da mesma. Para isso, temos o PDTI que define as necessidades da área e as ações para o resultado mais eficiente e efetivo possível. Ressaltando a grande importância do gerenciamento dos três níveis da empresa: operacional, tático e estratégico, para garantir e acompanhar continuamente a execução das ações descritas no plano. Fazendo valer o esforço para a sua elaboração e resultando em índices positivos para a contabilidade da empresa.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

  1. Guia de elaboração de PDTI do SISP: versão 1.0 / Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. - Brasília : MP/SLTI, 2012.Disponível em:<http://sisp.gov.br/guiapdti/wiki/download/file/Guia_de_Elabora%C3%A7% 3%A3o_de_PDTI_v1.0_-_versao_digital_com_capa.pdf> Acesso em: 12 out. 2016.
  2. Modelo de Referência de Plano Diretor de Tecnologia da Informação. Brasília. 2008-2009. Disponível em: <http://www.geraldoloureiro.com/wiki/images/d/da/Modelo_Referencial_(PDTI).pdf> Acesso em: 12 out. 2016.
  3. SILVA, Cristiano Domingues da, et al. PDTI. INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE GOIÁS .2016.